42 如何进行有效演讲

管理者的工作一般包括在会议上做正式或非正式的陈述，以及在会议（或培训会议）上向一群人发表演讲。因此，能够在公开场合做好演讲是你必须掌握和开发的一项必要的管理技能。

有效演讲的4个关键要素如下。

◆ 克服紧张感。

◆ 准备充分。

◆ 优秀的表达。

◆ 恰当地使用视觉辅助材料，尤其是PPT（演示文稿）。

克服紧张感

有必定的紧张感是件好事，它可以让你做好准备，让你去思考，让你的肾上腺素涌动，从而提高你的表现。但是，过度的紧张会破坏你的表现，因此紧张必须得到控制。

过度紧张的常见缘由有害怕失败、害怕自己看上去很蠢、害怕崩溃、自卑和演讲者对于孤立无援的担忧。为了克服紧张感，这里有3个你需要记住的要点和6件可以做的事情。

克服紧张感需要记住的3个要点

◆ 每个人都会紧张。这是很自然的，从我们之前提到的缘由来看，这也是一件好事。

◆ 发言标准一般都不高，你可以做得比其他人更好。

◆ 你会对此有所贡献，否则为什么要让你来发言？

克服紧张感需要做的6件事情

◆ 练习。抓住任何机会进行公开发言，你发言得越多，你就会变得越自信。寻求有建设性的批评意见，并对此采取相应行动。

◆ 了解你的主题。收集你需要展示的实际依据、案例和图表。

◆ 了解你的观众。来的都是哪些人？他们想听什么？他们想从你那里听到什么？

◆ 了解你的目标。确保你了解自己想要达到的目的。如果可以的话，设想你的每个听众都学到了一些新知识，并且打算将其付诸实践。

◆ 准备。

◆ 排练。

准备工作

给自己预留充足的时间，从而做好两种准备。第一，为自己留下大量压力较小的时间并尽早开始思考——在你洗澡的时候，在你上班的路上，在你修建草坪的时候，以及在其他任何可以让你自由思考这一主题的时候。第二，你应该用大量时间来准备实际的演讲。准备工作包括以下8个步骤。

同意演讲

除非你知道自己在这个主题上能够对听众有所协助，否则不要应允演讲的请求。

了解信息

通过以下方式为你的演讲收集信息和论据：头脑风暴，并在观点产生时将其记录下来；阅读有关这一主题的内容；与同事及朋友进行讨论；保留与你可能会演讲的主题有关的简报和文件。

决定演讲的内容

第一确定你的目标。这个目标是说服、告知、引发兴趣还是激励？接着决定你打算提供的主要内容。运用“三的法则”。很少有人能够一次性理解3个以上的新观点。简化你的展示，保证你想传达的3个主要观点是突出且清晰的。最后选择能够支持你的观点的实际和论据。

不要尝试做得过多。演讲者最致命的错误就是将他们知道的和盘托出，他们应该运用“三的法则”进行选择和简化。

构建演讲架构

好的演讲架构十分关键。它带来了连贯性，让你的思路变得容易理解，提供了谈话的角度和平衡性，最重大的是，它能充分证明你要表达的信息。

构建演讲架构的经典方法是：“第一告知听众你打算说什么，然后说这些内容，最后告知他们你说了什么。”这里再次运用了适用于注意力范围的“三的法则”。你的听众或许只能听进去你所说内容的三分之一。如果你分别用3种方式说了3遍，那么他们至少能听到一次。

上学时你必定学过，一篇论文应当包括开头、中间和结尾。同样的原则也适用于演讲。

第一解决演讲的中间部分。

◆ 在单张卡片上分别写下每条演讲内容的主要信息。

◆ 根据主要信息列出你想表达的要点。

◆ 用实际、论据和案例来描述这些要点，并且介绍“本地风光”。

◆ 按不同的顺序排列这些卡片，从而协助你找到发挥影响力、实现观点逻辑性的最佳方式。

接下来回到演讲的开头。你的目标应该是吸引注意力、唤起兴趣和激发自信。向听众展示一段预告片，告知他们你要说的内容。强调你的演讲目标，即他们会从中获得什么。

最后，思考如何结束你的演讲。第一印象和最终印象都超级重大。你可以高调结束你的演讲。

仔细思考演讲的长度、强化和连续性。每次演讲的时间不要超过40分钟，20～30分钟更佳。很少有演讲者能够长时间吸引听众的注意力。开始时，听众一般会超级有兴趣（除非你的开场十分糟糕），但是听众的兴趣会稳步下降，直到他们注意到你即将结束演讲（这时他们会打起精神）。因此，你的总结超级重大。

为了让听众始终保持注意力，你可以做一些临时的总结来强化你说的内容。最重大的是，你可以在演讲间隙再三强调你的主要观点。

连贯性同样很重大。你应该逐步构建你的论点，直到你得到一个积极且具有压倒性的结论。提供指导和临时性的总结，让听众能够自然地从一个观点过渡到下一个观点。

准备你的备注

你的备注应该以你已经准备好的内容为基础。如果你不打算在演讲时使用PPT，那么你可以在卡片上记录你的备注（主要信息和支持性的要点），以供你在演讲中参考。完整写下开场白和结束语，并且将它们暗记于心，从而自信地开始和结束演讲，这一般不失为一种好办法。显然，开场白和结束语都必须十分简洁。

如果你打算使用PPT（大多数人的做法），那么幻灯片上的文字应该与你想要表达的主要观点相一致，附带条件是你不可以让幻灯片承载过多的内容。你可以按原尺寸将这些幻灯片打印出来，将它们作为你的备注。如果需要的话，你还可以添加一些简要且便于理解的注释。幻灯片也可以作为讲义使用。听众习惯了这种方式，他们不再期待大段的文字，他们目前不会去读这些大段的文字。

开会时，一般会提前分发讲义。这可能会让演讲者稍稍有些不安，由于听众中会有人埋头阅读讲义，不再关注台上在说什么。有的人坚持在演讲结束后分发讲义，但会议组织者一般不允许这么做。在这种情况下，你应该尽可能说得有趣些，这样听众才会注意你。

准备视觉辅助材料

由于你的听众只能理解你所说内容的三分之一，所以在这种情况下，你应该通过视觉辅助材料强化你的信息，从而能够一次性吸引多于一种感官上的注意力。PPT是很好的备选方案，但是不要过度使用PPT，同时要保持PPT的简单性。太多的视觉内容可能会分散听众的注意力，太多的文字或过于精致的展示也会分散听众的注意力，并且会让他们感到无趣和困惑。（有关PPT的使用和滥用情况请参考本章“PPT的运用”）。

排练

排练是至关重大的。排练会提高你的自信心，协助你掌握时间，让你润色你的开场白和结束语，同时协调你的发言和视觉辅助内容。

试着自己反复练习几次，并注意每一部分所使用的时间。习惯于在不支吾的情况下对备注进行详述。不要把你演讲的内容全部写下来并且在排练时照着读，这只会使你的演讲是一个呆板且死气沉沉的演讲。

练习大声演讲。如果你要站着展示，那么请站起来演讲。有的人喜爱录下自己说的话，但这可能会让人扫兴。最好是找人来听你说，并且提供建设性的意见。这么做或许很难，但大有裨益。

最后，尽量在你要演讲的实际场所进行排练，使用你的视觉辅助材料，请人坐在后排，从而确认你的声音能否被听到。

检查和准备现场安排

检查你的视觉辅助材料的可用性，确保你知道如何使用它们。测试投影仪：简单地向投影仪操作者说明注意事项，让他们来播放幻灯片，以确保没有差错。

做好设备出问题的准备。在短时间内，你可能不得不在没有这些视觉辅助材料的情况下发言。这也是你为何不应该过于依赖视觉辅助材料的缘由。

在开始演讲前，检查你的备注和视觉辅助材料是否已经按照正确的顺序准备就绪。没有什么比演讲者无助地寻找下一张幻灯片，并把演讲弄得一团乱更糟糕的事了。

表达

有了充分的准备，你就不会失败，你也不会崩溃。但是，你的表达方式会影响你的效果。优秀的表达取决于技巧和态度。

技巧

你的音量应该能让后排的人听到。如果你不知道自己能否被听到，那就问一下他们。如果有人在现场大喊“大声一点”，那是超级让人分心的。调整演讲时的语速、音调和音量。在表达重大观点前通过短暂停顿来强调它，接着再强调一次，从而让重大的观点得到充分的理解。试着与听众进行对话，不要只是呆板地演讲。这就是你不应该朗读你的讲稿的缘由。如果你表现得很自然，那么听众更有可能支持你。

如果轻松的调剂来得比较自然的话，那么这也是一种好办法。如果听众觉得自己在被说教，他们就很容易感到无趣，除非你擅长讲笑话，否则你必定不可以这么做（不要由于你觉得必须这么做而强行说笑）。许多高效且广受好评的演讲者从来不讲笑话。

你的措辞和语句应该简单明了。

你的眼睛是你与听众之间的重大联系。看着他们，判断他们的反应并以此进行调整。如果人们看自己的手表，请不要担心。如果他们由于担心手表不走而开始晃手表，这才是你应该担心的时候！

只可以用手来做手势和强调，避免坐立不安，不要把手塞进口袋里。

自不过笔直地站立。不要站得很随意，表现得像一个指挥者。如果你像笼子里的老虎那样来回踱步，那么你就会分散观众的注意力。他们会等着你被什么设备绊倒，或是从讲台的边缘掉下去。

态度

放松，并且表现出来。传达一种平静、自信的气氛。放松和自信来自全面的准备和练习。在演讲开始时，请环顾听众并对他们微笑。

不要向你的听众说教或夸夸其谈，他们会讨厌并反对你。

展现诚意和信念。明显的诚意、对自己观点的坚信、积极的信念以及热烈比任何技巧都更有意义。

PPT的运用

大多数演讲者使用PPT来支持他们的演讲。这种幻灯片很容易制作，由于它们加强了对要点的使用，它们提倡简洁、易懂的阐述和论证。它们也有助于轻松制作讲义。但是，PPT可能会被滥用，并且会带来许多危险，非但不能提升演讲的影响力，反而会降低演讲的影响力。以下是制作和使用它们的10个指导原则。

◆ 幻灯片数量不宜过多。幻灯片的诱人之处在于它们很容易准备，但是如果幻灯片的数量过多，那么它们便会将听众的注意力从你想要表达的关键点上转移（请记住“三的法则”）。在一个40分钟的展示里，你应该将幻灯片的数量控制在15张左右，必定不能超过20张。如果演讲的时间较短，演讲过程中所使用的幻灯片数量应按比例相应减少。

◆ 不要用太多的文字将幻灯片弄得乱糟糟。这里应该运用“六的法则”——要点不超过6个，且每个要点不超过6个词。将幻灯片的文字控制在这个数量上可以让观众很好地聚焦注意力。

◆ 尽量使用大号字体（这也是限制字数的另一个理由）。尽量保证标题不小于32磅，正文不小于24磅。确保文字可以在你选择的任何背景下被看到（如黄色文字在深蓝色背景上会显得超级突出）。

◆ 尽可能使用图表，这是由于图表对演讲进行了分解，可以比一堆文字更好地说明问题。没有什么比一连串充斥着要点的幻灯片更无趣的了。

◆ 慎重使用PPT的特效，并按层级连续展示要点（自定义动画或进入效果）。其优势在于可以保证依次强调每个要点，因而更能体现出要点的意义。如果所有的要点被一次性展现出来，那么听众就会试着将它们当作整体来阅读，而不会分别听取每一点的介绍。由于一连串的要点会让听众感到无趣和分心。你可以将这种方法用于你必须对每个要点进行详细阐述的幻灯片中。此外，你还可以酌情使用其他PPT效果。“飞入”提供了将要点展示给听众的另一种方式，但如果你每次都用“飞入”，那么这一效果的作用也不大。如果你想要用表格或流程图来强调要点的顺序，那么这同样是很有用的。但是如果用了太多的表格或流程图，PPT则会显得凌乱，并会给人造成困惑。使用“溶解”效果来提供优雅的变化也很具有吸引力，但这一效果同样可以分散听众的注意力。听众是来听你演讲，而不是来看你演示PPT技巧的。

◆ 不要尝试表现得太过油滑或机智。咨询师一般会在面向客户展示时犯下这样的错误——他们尝试用过于复杂的展示来征服他们的客户。不过听众并不会被过度油滑或机智打动，他们可能更喜爱那些不使用PPT就能说清自己观点的演讲者，这表明演讲者可以在没有视觉辅助资源的情况下表达自己。一般人们会对过于油滑或机智的演讲表现出反感。

◆ 幻灯片提供了有用的备注，但是不要逐条阅读。你的听众可能会这样问他们自己：“听这个人念我自己也能读懂的内容到底有什么用？”

◆ 有时候，在一张幻灯片中展示一系列要点，并且给听众留下阅读的机会不失为一种好办法。接着，可以在必要的情况下进行详细说明，或者更好的办法是鼓励一些参与者对此进行点评或提问。

◆ 不要使用预先设置好的PPT模板，这一般会揭露演讲者是一个无法想到任何原创内容的人。不要使用他人的幻灯片，由于你要展示的是你自己的观点，而不是其他人的观点。

◆ 预先演练幻灯片的使用（如果你没有投影仪，你可以使用讲义），确保你可以在必要时进行详细阐述，明确你需要听众阅读的地方，你还可以问自己一些后续问题。你必须超级清楚幻灯片的顺序，提前准备好将幻灯片联系在一起的串词——这是一个好主意。一连串没有相互关联的幻灯片不会给人留下深刻的印象。