AI脚本
每天工作中，你是不是常常遇到这些情况？
- 需要反复调整许多类似内容文档的格式。
- 手动制作和更新文档目录很麻烦。
- 要从文档里一个找出特定内容，再复制到其他地方。
- 要根据Excel表格数据，批量生成许多份内容类似的文档（列如邀请函、通知）。
- 需要一个个调整图片或表格的大小样式。
- 要手动把许多文档转成PDF格式、打印或者分类保存。
目前，公文处理助手上线了一个实用的新功能——“AI脚本”。它能协助你用更简单的方法，自动处理这些重复性的文档操作。
一、AI脚本是什么？—— 用“说话”取代“写代码”
简单来说：
1．你告知它要做什么：用平常的中文描述你的任务（列如：“把文档里标红的文字复制到一个新文件里”）。
2．AI帮你“写工具”：功能内置了智能助手（基于DeepSeek-V3/R1等大模型的API服务），它能理解你的需求，自动生成一个能完成这个任务的小功能（脚本）。
3．一键运行，长期使用：把这个生成好的脚本添加到脚本方案库或者脚本列表里，后来遇到同样的任务，点一下就能自动完成，不用每次都手动操作。
核心好处：
- 不用学编程：用中文说需求就行，不需要懂VBA或代码。
- 一次生成，多次使用：脚本保存后，后来可以反复调用。
- 解决各种重复劳动：特别适合那些规则清晰、需要反复做的文档处理任务。
- 定制自己需要的功能：用小功能组合成大功能，实现各种自动化操作。
二、它能帮你做什么？—— 六大常见文档处理场景
1．统一文档格式
►帮你做什么：自动调整多份文档的字体、字号、行距、页边距、页眉页脚等格式。
►怎么用：告知它要求，列如“把文档全部内容改成宋体，小四号字，1.5倍行距”。
统一文档格式
2．自动生成和更新目录
►帮你做什么：识别文档里的手动编号子标题层级（像1.、1.1、1.1.1），自动创建带页码的目录，标题改了目录也能跟着更新。
►怎么用：告知它层级规则，列如“按编号形式1.、1.1、1.1.1的三级层级生成目录”。
自动生成和更新目录
3．从文档里提取特定内容
►帮你做什么：自动找出文档里你关心的信息，列如特定表格单元格里的内容、标红的文字，并整理到新文档或Excel里。
►怎么用：告知它找什么，列如“选中并复制文档中所有表格第1行第4列的单元格内容，粘贴到新文件里””。
从文档里提取特定内容
4．用Excel数据批量生成文档
►帮你做什么：根据Excel表格里的信息（列如姓名、地址、金额），自动生成多份内容类似但细节不同的文档（如通知函、合同、工资条）。
►怎么用：准备好Excel数据和模板文档，详细准确的告知它模板文档、Excel表格的情况和具体的操作步骤，列如：
模板文档情况：“人事档案表格模板.doc”中包含一个4行4列的表格；
Excel数据情况：“档案数据.xls”中包含三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，Sheet1中包含9列1000行数据（必须正确输入工作表名称，尤其注意大小写问题工作表名称错误将导致无法引用单元格数据）；
操作步骤：（以人事档案表格为例）
1. 打开文档“d:人事档案记录人事档案表格模板.doc”；
2. 在文档以下位置插入Excel工作簿“d:事档案记录档案数据.xls”中第1个工作表中每行的第1-3个单元格的内容：
2.1 在文档中第1个表格的第1行第2个单元格插入工作表中每行的第1个单元格的内容（姓名）；
2.2 在文档中第1个表格的第1行第4个单元格插入工作表中每行的第2个单元格的内容（性别）；
2.3 在文档中第1个表格的第2行第2个单元格插入工作表中每行的第3个单元格的内容（职务）；
3. 使用文档中第1个表格的第1行第2个单元格的内容做为文件名，将文档另存到“d:人事档案记录”目录下；
4. 撤销对文档的所有修改（避免修改模板文档内容）；
5、重复步骤1-5，将Excel工作簿“d:事档案记录档案数据.xls”中第1个工作表中第2-21行数据(第1行为表头)依次插入到“d:人事档案记录人事档案表格模板.doc”并另存文档到指定位置；
6. 关闭文档“d:人事档案记录人事档案表格模板.doc”；
用Excel数据批量生成文档
5．批量调整图片和表格
►帮你做什么：一次设置好，就能自动调整文档里所有图片的大小、位置，或者统一表格的样式（列如表头加粗、加边框）。
►怎么用：告知它要求，列如“把文档所有图片宽度设为8厘米，把文档所有表格第一行加粗”。
批量调整图片和表格
6．批量处理文档任务
►帮你做什么：自动完成一些批量操作，列如把多个文档转成PDF、按规则命名后保存到指定位置、或者批量打印。
►怎么用：告知它任务，列如“把所有选择的文档用文档中第三段的内容另存到d:文件归档目录里”。
批量处理文档任务
三、怎么使用？—— 三步轻松上手
使用AI脚本功能超级简单：
1．描述你的任务：
►可以直接用中文写下你想让电脑自动完成的事情。
►也可以从提供的需求模板库里找一个类似的任务模板（列如“生成目录”、“调整格式”、“引用Excel数据”），然后根据你的具体情况和需求修改模板里的描述和参数。
►还有提示词库，里面有许多常用单步操作的现成描述（列如“选择所有嵌入图片（批量选中文档图片）”），可以直接选用或参考。
2．查看和确认脚本方案：
►AI会根据你的描述生成一个脚本方案。
►你可以查看和修改方案细节，包含哪些步骤（模块），整体的操作逻辑是什么，每个步骤做什么、设置了什么参数，，选中脚本模块名就能查看模块的作用和参数设置，让你心里有数，知道它打算怎么完成你的任务。
►对于复杂的任务，提议先添加到脚本功能的方案列表里（先添加到脚本库），然后在脚本功能里单步执行，测试一下脚本的关键部分，看看效果是否符合预期，没问题再整体运行。
3．保存并执行：
►确认脚本方案没问题后，可以一键保存到你的个人脚本库，方便后来查找和使用。
►需要运行时，在脚本列表或者AI脚本的方案库里找到它，一键执行即可。
►生成的脚本也可以分享给同事，大家一起提高效率。
四、实际应用场景举例
- 政府/企业文秘：快速统一大量公文（如红头文件）的格式标准，自动生成目录，省去大量手动检查调整的时间。
- 财务/法务人员：从合同或报告中自动提取关键条款或金额数据到表格；利用Excel名单批量生成催款函或通知函。
- 教师/研究人员：批量统一学生论文或教材中的图片尺寸、表格样式和参考文献格式。
- HR/市场人员：根据Excel里的员工信息，快速生成大批量个性化的入职通知书或邀请函；统一产品手册中的图片。
五、试试看吧，让重复工作更轻松！
如果你常常需要处理上面提到的那些重复性文档任务，“AI脚本”功能值得一试。
它的优势在于：
- 简单易用：说中文就能“写”工具。
- 省时省力：自动处理重复操作。
- 一劳永逸：写好脚本，后来随时用。
如何开始使用：
1．打开Word或WPS。．
2．找到“公文处理助手”选项卡。
3．在插件自动、批处理栏里，点击“AI脚本”。
4．尝试描述你的第一个任务，或者从模板库里选一个开始体验（列如试试“自动生成目录”或“统一文档格式”）。
小提示：
- 第一次使用时，记得先在“设置”里填好你从DeepSeek官网获取的API KEY
- 先从简单的任务开始（列如生成目录），几分钟就能看到效果，更容易上手。
- 让“AI脚本”帮你处理那些繁琐的文档操作，你可以把更多精力放在更需要思考的事情上。
暂无评论内容