在与客户对接软件需求的过程中，形成一系列规范、详细的文档是确保需求明确、交付边界清晰的关键。这些文档从需求的收集、分析、确认到后续的开发、测试、验收等环节，搭建起客户与开发团队之间的沟通桥梁，避免因理解偏差导致的返工和纠纷。以下是需要形成的主要文档及其详细说明：
一、需求调研记录表
这是对接初期的基础性文档，用于全面、系统地记录与客户沟通时获取的各类信息。内容应包括客户的基本情况（如企业规模、业务领域、现有系统状况等）、核心业务流程（用流程图或文字详细描述，明确各环节的输入、输出及参与角色）、初步的功能需求（客户提出的希望软件具备的各项功能，哪怕是模糊的想法也要记录）、非功能需求（如响应速度、安全性、易用性、兼容性等方面的期望）以及客户的特殊要求或顾虑。同时，需注明调研的时间、地点、参与人员（客户方和己方），确保信息的可追溯性。这份文档是后续需求分析的原始依据，能帮助开发团队快速了解客户的业务背景和初步需求。
二、用户需求说明书（URS）
以客户的视角，用通俗易懂的语言将需求调研记录中的信息进行整理和提炼，准确描述客户对软件的期望和目标。它主要回答 “客户想要什么” 的问题，内容应包括软件的整体目标（如提高工作效率、降低成本、优化管理等）、主要功能模块（每个模块的大致作用和包含的子功能）、用户角色及权限（不同用户登录系统后能进行的操作）、数据需求（需要处理哪些数据，数据的来源和格式等）以及业务规则（如审批流程、计算逻辑等）。用户需求说明书需经客户确认，确保其准确反映客户的真实意图，是需求分析的重要参照。
三、软件需求规格说明书（SRS）
这是最核心的文档之一，由开发团队根据用户需求说明书编写，是对软件需求的详细、精确描述，也是后续设计、开发、测试的基准。它需要从技术实现的角度，明确软件的功能需求（每个功能的具体操作流程、输入输出参数、业务逻辑等，可采用用例图、活动图等方式描述）、非功能需求（如性能指标：响应时间不超过 2 秒；可靠性：系统无故障运行时间不少于 1000 小时；安全性：数据加密、访问控制等具体要求；兼容性：支持的操作系统、浏览器版本等）、接口需求（与其他系统的接口类型、数据格式、通信协议等）以及数据需求（数据字典、数据存储要求等）。SRS
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